Onze werkzaamheden
TCM levert graag maatwerk.Weliswaar kunt u
direct al profiteren van gestandaardiseerde processen. TCM investeert
voortdurend in haar mensen en infrastructuur.
De volgende werkzaamheden nemen wij graag uit uw handen:
Meeting planning- en management
Opstellen Gannt Charts
Opstellen draaiboeken
Faciliteren vergaderingen en secretariaatsvoering van het organisatie- en wetenschappelijk comité
Financiën
Begroting opstellen en toelichten aan opdrachtgever / penningmeester
Budgetbewaking
Databeheer en frequente rapportage aan opdrachtgever
Tussenbalans en eindafrekening
Accommodatie
Advies en onderzoek beschikbaarheid congreslocatie
Onderhouden van contacten met de accommodatie
Coördineren catering in diverse gelegenheden
Aankleding van foyers, zalen en overige ruimten
Faciliteren posterlogistiek
Audiovisuele middelen en technische ondersteuning
Beveiliging, EHBO, communicatie lokale overheden in geval van demonstratie gevoeligheid
Internet
Website, ontwerp en keuze uit diverse standaard modules;
Digitale nieuwsbrieven
Abstract, upload en download
Registratie
Online betalen (Ogone, iDeal)
Hotel en accommodatie
Drukwerk en mailing
Vormgeving, ontwerp logo's, briefpapier, enveloppen, programmaboek en/of abstractboek, badges
Aanleveren mailinglijsten
Verzending zelf of via een verzendcentrum
Abstract handling
Online abstract handling en upload
Databeheer NAW-gegevens van auteurs
Beheer titels/thema’s
Informatie en overzichtelijke flow van data beheer abstracts (ontvangst, review, goedkeuring)
Schriftelijke acceptatie- of afwijzingsbrieven aan sprekers/poster presentatoren
Sprekers
Sprekerscontracten
Communicatie met sprekers (declaraties, instructie audiovisueel, reis- en verblijf)
Correspondentie met sprekers omtrent het aanleveren van samenvattingen en PowerPoint presentaties
Faciliteren speaker room
Speaker desk tijdens congres
Registratie deelnemers
Secretariaatsvoering en call center voor deelnemers/sprekers
Online registraties van deelnemers/sprekers en betalingen
Financiële administratie aan de hand van eigen rekening courant
Acceptatie VISA, MASTER en AMEX creditcards en lokale iDeal betalingen
Online en/of post bevestiging van deelname met betalingsbevestiging / factuur
Presentie bewaking voor accreditatie
Hotels
Advies, selectie en navraag beschikbaarheid hotels
Secretariaatsvoering dan wel uitbesteding via een housing office
Speciale aandacht voor de kamers van de scientific board en sprekers
Reserveringsbevestiging incl. betalingsbewijs en hotelvoucher
Sponsoring
Sponsorplan
Mediaplan
Communicatie met sponsors en faciliteren sponsorbijeenkomst
Contracteren en facturen
Bewaking nakomen van afspraken
Expositie
Databeheer en aanschrijven van potentiële exposanten
Uittekenen en ontwerp expositie vloer
Vervaardiging expositie brochure
Verkoop standruimte
Selectie standbouwer
Sociaal programma, partnerprogramma en excursies
Organisatie van board dinner, faculty dinner, welcome reception, presidential reception, gala event, social event, partner programma’s cultureel organisatie buro
Verzorgen van vervoer naar events vanaf hotels en congreslocatie
Briefing leveranciers
Excursies
Publiciteit
Mediaplan
Persberichten
Persmap
Fotograaf
Transport
Verzorgen van transport van deelnemers tijdens het congres
Pendeldiensten tussen congreslocatie en hotels
Logistiek transport materialen
Communicatie met exhibitors inzake transport
Congresvervoer deelnemers/sprekers (tram, bus, metro, trein) (aanbieden inclusief of exclusief congresfee)
Tolken
Inhuren van vertaalcabines, headsets, microfoons en overige apparatuur
Advies en inhuur professionele tolkenbureaus
Faciliteren van de juiste wetenschappelijke informatie vooraf voor de tolken
On-site Management
Bemanning registratiebalies en secretariaten
Eindcontrole opbouw, oplevering en afbouw
Kassa on site inschrijvingen
Dagelijkse controle zaalprogramma's
Dagelijkse controle transfers
Dagelijkse controle sociale programma's.
